Tra sicurezza, privacy e responsabilità d’impresa: la nuova governance dello smartworking

L’entrata in vigore della Legge 11 marzo 2026, n. 34 impone una radicale ridefinizione della governance del lavoro agile per enti e imprese. L’obbligo di informativa scritta annuale – inserito all’articolo 3 del D.Lgs. 81/2008 e oggi presidiato da severe sanzioni penali – rappresenta il fulcro di un sistema interconnesso che unisce la sicurezza sul lavoro alla data protection e alla responsabilità d’impresa. Gestire efficacemente questi profili richiede un approccio integrato e sinergico: l’assenza di coordinamento, anche documentale, espone il management a procedimenti penali e l’organizzazione al rischio sanzionatorio.

Come trasformare la burocrazia in processi che tutelino efficacemente l’attività di impresa?

L’informativa scritta annuale: uno strumento dinamico

L’articolo 11 della Legge 11 marzo 2026, n. 34 incide profondamente sulla gestione della sicurezza nei rapporti di lavoro agile, introducendo il comma 7-bis all’interno dell’articolo 3 del D.Lgs. 81/2008.

“Per l’attività lavorativa prestata con modalità di lavoro agile in ambienti di lavoro che non rientrano nella disponibilità giuridica del datore di lavoro, l’assolvimento di tutti gli obblighi di sicurezza compatibili con tale modalità di lavoro, in particolare di quelli che attengono all’utilizzo dei videoterminali, è assicurato dal datore di lavoro mediante la consegna al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, con cadenza almeno annuale, di un’informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro, fermo restando l’obbligo del lavoratore di cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali”.

L’adempimento cardine consiste, quindi, nell’obbligo di mappare e comunicare i rischi legati al lavoro agile. Questa disposizione esclude giocoforza la possibilità di ricorrere a modelli di informativa standardizzati. L’obbligo di aggiornamento periodico trasforma l’informativa in uno strumento di controllo dinamico, che deve essere costantemente riallineato all’evoluzione degli strumenti tecnologici assegnati al personale e alle reali modalità di svolgimento della prestazione in mobilità.

Sanzioni penali e criticità per il management

L’impatto più dirompente della Legge 34/2026 risiede nella riscrittura del quadro sanzionatorio. La mancata o tardiva consegna dell’informativa sul lavoro agile non è più inquadrabile come una generica non conformità documentale, ma configura a tutti gli effetti uno specifico reato.

Il legislatore ha infatti modificato l’articolo 55, comma 5, lettera c), del D.Lgs. 81/2008. Per il datore di lavoro e per il dirigente, la violazione è oggi punita con:

• l’arresto da due a quattro mesi;
• in alternativa, l’ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro.

La sanzione scatta non solo nell’ipotesi di totale assenza del documento, ma anche a fronte a una gestione approssimativa dell’adempimento. Le criticità che espongono direttamente il management comprendono:

• Il mancato rispetto della scadenza: un’informativa non rinnovata annualmente equivale, per legge, a un’informativa non consegnata;
• L’omessa condivisione: la trasmissione del documento al solo lavoratore, escludendo il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS), rende l’adempimento parziale e quindi sanzionabile;
• La genericità dei contenuti: come anticipato, l’uso di modelli precompilati che non affrontano i “rischi specifici” (l’uso di videoterminali, i rischi legati all’idoneità dei locali, il “tecnostress”, etc.), inficia la validità stessa del documento.

La rigidità di questo nuovo perimetro impone al management estrema cautela. Un’informativa inadeguata non solo innesca sanzioni immediate in caso di controllo ispettivo, ma può rappresentare la base per contestazioni che si ripercuotono sull’intera struttura societaria.

Il vero rischio per l’organizzazione: la responsabilità di impresa

Come accennato, l’inadeguatezza dell’informativa non esaurisce i suoi effetti nella sanzione diretta alla persona (il datore di lavoro o il dirigente). Il vero rischio sistemico per l’organizzazione si concretizza qualora il lavoratore agile subisca un infortunio grave (o contragga una severa malattia professionale) ricollegabile a rischi specifici non adeguatamente mappati. In questo scenario, si innesca la responsabilità amministrativa dell’intera organizzazione, ai sensi del D.Lgs. 231/2001.

Il coinvolgimento dell’organizzazione rappresenta il livello di rischio economico e reputazionale più elevato. Il perimetro normativo è tracciato dall’articolo 25-septies del decreto, che disciplina i reati colposi commessi con violazione delle norme antinfortunistiche:

“In relazione al delitto di lesioni personali colpose […] commesso con violazione delle norme sulla tutela della salute e sicurezza sul lavoro, si applica all’ente la sanzione pecuniaria in misura non superiore a duecentocinquanta quote.”

Affinché la colpa del singolo diventi un reato societario, la magistratura deve individuare un “interesse o vantaggio” per l’organizzazione. Nella prassi giurisprudenziale (a partire dal noto Caso ThyssenKrupp – Cassazione Penale, Sezioni Unite, n. 38343/2014), il vantaggio per l’organizzazione coincide con il risparmio di spesa o di tempo. Se un’azienda decide di non investire risorse nell’analisi reale dei rischi delle postazioni remote ex L. 34/2026, oppure velocizza le procedure distribuendo un’informativa precompilata scaricata da internet, sta realizzando un vantaggio economico illecito.

L’assenza di un documento mirato sui rischi esterni, infatti, dimostra l’inadeguatezza dell’intero assetto di compliance alle norme di sicurezza sul lavoro. La Procura contesterà direttamente alla società una “colpa di organizzazione”, trasformando un infortunio domestico in un processo penale a carico dell’intera impresa. E la giurisprudenza di legittimità è severissima: persino un risparmio esiguo o irrisorio sui costi di compliance è sufficiente per legittimare la condanna dell’organizzazione.

Le sanzioni per l’organizzazione e il ruolo vitale del MOG 231

Una volta contestata la “colpa di organizzazione” derivante dalle carenze nella gestione del lavoro agile, l’organizzazione si espone a un apparato sanzionatorio progettato per colpirne duramente la capacità operativa e patrimoniale.

Nello specifico, le conseguenze previste dal D.Lgs. 231/2001 si articolano su due livelli:

• Sanzioni pecuniarie: calcolate in quote in base alle condizioni economiche dell’azienda, possono raggiungere importi di centinaia di migliaia di euro, compromettendo seriamente la continuità aziendale;
• Sanzioni interdittive: rappresentano il rischio maggiore e comprendono l’interdizione dall’esercizio dell’attività, la sospensione di licenze, l’esclusione da agevolazioni e il divieto assoluto di contrattare con la Pubblica Amministrazione.

Di fronte a questo scenario, il Modello di Organizzazione e Gestione (MOG 231) rappresenta l’unica esimente prevista dalla legge. L’articolo 6 del D.Lgs. 231/2001 stabilisce, infatti, che la società non risponde del reato se dimostra di aver adottato e attuato efficacemente, prima dell’evento, un Modello idoneo a prevenire quel tipo di illecito. Il Modello 231 deve integrare espressamente le nuove procedure di controllo e tracciamento documentale sullo smartworking. Solo in questo modo è possibile evitare l’applicazione delle sanzioni a carico dell’organizzazione e garantire la reale tutela del patrimonio societario.

Il sottile confine tra esigenze di sicurezza e controlli a distanza

L’estensione del perimetro aziendale alle mura domestiche costringe il management a presidiare un’ulteriore area di forte criticità: la tutela dei dati. Per proteggere il patrimonio informativo da reti non sicure e accessi anomali, le organizzazioni implementano sistemi di sicurezza sui device forniti in dotazione (VPN, software di Mobile Device Management, applicativi di Data Loss Prevention).

Se i software installati consentono, anche solo in via indiretta, di controllare la prestazione lavorativa misurando i log di accesso, i tempi di inattività o il traffico di rete, l’azienda deve obbligatoriamente esperire le garanzie di cui all’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori (Legge 300/1970). Il datore di lavoro, quindi, è tenuto a stipulare un accordo sindacale o, in mancanza, ottenere l’autorizzazione preventiva dell’Ispettorato del Lavoro.

Agli obblighi in materia di diritto di lavoro si sovrappongono gli adempimenti derivanti dal GDPR. Per bilanciare il potere di controllo, il datore di lavoro è tenuto a consegnare un’informativa privacy specifica al personale (ex art. 4, c. 3, Legge 300/1970 e 13 del GDPR) e, nei casi più complessi, a condurre una Valutazione di Impatto (DPIA, ex art. 35 del GDPR).

La carenza di questa architettura documentale espone la società alle pesanti sanzioni pecuniarie del Garante Privacy e rende i dati raccolti mediante gli strumenti installati inutilizzabili per eventuali contestazioni disciplinari o licenziamenti.

Le sinergie necessarie per la conformità

Le stratificazioni normative analizzate finora evidenziano chiaramente che gestire lo smartworking ragionando per compartimenti stagni (giuslavoro | sicurezza | privacy e IT | 231) è una strategia controproducente e pericolosa.

Se, ad esempio, le Risorse Umane redigono l’accordo di lavoro agile, l’RSPP l’informativa sui rischi, il DPO le policy in materia di data protection, l’ufficio legale il MOG, in assenza del necessario coordinamento l’organizzazione rischia di realizzare pura burocrazia, ovvero documenti disallineati, inefficaci, mai letti.

Una governance sinergica integra gli adempimenti in un unico flusso operativo e logico.

1. L’Accordo Individuale (L. 81/2017).
   L’accordo giuslavoristico fissa i luoghi autorizzati, i tempi di riposo e il diritto alla disconnessione. La sinergia fondamentale avviene in primis con la Sicurezza sul Lavoro: definire correttamente questi tempi nell’accordo è il presupposto essenziale per permettere all’RSPP di abbattere il rischio di “tecnostress” e di malattie professionali legate all’iperconnessione. A questo si aggiunge una sinergia diretta con i dipartimenti IT e Privacy: le misure previste nell’accordo devono essere attuate tecnicamente nel rispetto delle policy in materia di data protection, senza configurare forme di monitoraggio illecito dell’attività lavorativa.
2. L’Informativa sui Rischi (L. 34/2026).
   La valutazione dei rischi deve riflettere esattamente gli strumenti concessi dalle policy IT. Se per ragioni di sicurezza l’azienda impone l’uso esclusivo di un laptop aziendale, l’Informativa deve mappare lo specifico rischio ergonomico derivante dall’uso prolungato di quel preciso device in ambiente domestico, fornendo direttive di prevenzione coerenti con i limiti tecnologici imposti.
3. L’informativa sui controlli a distanza (GDPR e L. 300/1970).
   Se le policy IT impongono l’uso di software di sicurezza (MDM, VPN, Data Loss Prevention) è necessario assicurarsi di rispettare l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970). L’informativa deve essere allineata alle policy IT e spiegare in modo trasparente da quali strumenti può derivare un controllo a distanza dei lavoratori. Questa sinergia tra IT, DPO e Ufficio Legale si rivela indispensabile per le Risorse Umane: solo un corretto allineamento documentale rende i dati raccolti da quei software legalmente utilizzabili in sede di eventuale licenziamento o contestazione disciplinare.
4. Il MOG 231.
   Il Modello 231 presidia i flussi di comunicazione tra i vari uffici. In ottica integrata, il MOG stabilisce protocolli e audit periodici per verificare che HR, RSPP, DPO e IT abbiano effettivamente condiviso le informazioni fra loro e aggiornato i documenti di conseguenza. Il MOG trasforma le sinergie aziendali nella prova tangibile dell’assenza di “colpa di organizzazione”.

Semplificare e allineare l’architettura documentale in un unico pacchetto di onboarding digitale significa trasformare la compliance da un centro di costo al principale strumento di tutela del patrimonio societario. Solo un ecosistema integrato assicura che le regole vengano effettivamente lette e comprese dal personale, azzerando i rischi di infortuni, data breach e sanzioni interdittive.

La nuova governance dello smartworking

In conclusione, le recenti evoluzioni normative hanno trasformato lo smartworking in un complesso ecosistema di responsabilità. La risposta strategica risiede nell’abbandonare definitivamente la logica a compartimenti stagni.

Creare una governance sinergica – dove l’Accordo Individuale, l’Informativa sui Rischi, le policy IT/Privacy e il MOG 231 dialogano in un unico flusso logico – rappresenta l’unica via per tutelare il patrimonio societario.

Adeguare l’assetto organizzativo a questo nuovo paradigma richiede competenze trasversali. Un check-up della documentazione attualmente in uso è il primo passo per individuare eventuali disallineamenti e colmare i gap di conformità. Contattaci per un confronto preliminare.